Masofaviy auditlarning yuksalishi
COVID-19 pandemiyasi sertifikatsiya sanoatida masofaviy auditga tez o'tishga majbur qildi. Favqulodda chora sifatida boshlangan narsa keyinchalik o'rnatilgan va keng qabul qilingan amaliyotga aylandi. Xalqaro akkreditatsiya forumi (IAF) masofaviy auditni IAF MD 4:2018 (2021-yilda yangilangan) orqali rasmiylashtirildi.
Bugungi kunda sertifikatsiya organlari muntazam ravishda masofaviy, joyida va gibrid audit variantlarini taklif etadi. ISO 27001, ISO 9001, ISO 22301 yoki ISO 42001 kabi standartlarga sertifikatsiya olmoqchi bo'lgan tashkilotlar uchun masofaviy auditga qanday tayyorlanishni tushunish muvaffaqiyatli natijaga erishish uchun zarur.
Masofaviy audit uchun hujjatlarni tayyorlash
Hujjatlarni tayyorlash masofaviy auditlar uchun joyida auditlarga qaraganda muhimroqdir, chunki auditor shaxsan fayl javoniga yurishi yoki ekranni ko'rishni so'rashi mumkin emas. Eng yaxshi amaliyotlar:
- Hujjatlarni markazlashtiring: Barcha siyosatlar, protseduralar, yozuvlar va dalillar yagona platforma yoki hujjat boshqaruv tizimi orqali foydalanish mumkin bo'lishini ta'minlang.
- Bandlar bo'yicha tartiblang: Hujjatlarni tekshirilayotgan standartning tegishli bandlariga xaritalang. Auditorga har bir talabni tegishli hujjat, yozuv yoki skrinshotga bog'laydigan dalil matritsasini taqdim eting.
- Versiya nazoratini ta'minlang: Auditorlar hujjatlarning joriy va tasdiqlangan ekanligini tekshiradilar. Versiya tarixlari, tasdiqlash imzolari va ko'rib chiqish sanalari aniq ko'rinishini ta'minlang.
- Ekran yozuvlari yoki skrinshotlarni tayyorlang: Jonli namoyish qilish qiyin bo'lgan dalillar uchun oldindan izohli skrinshotlar yoki qisqa yozuvlarni tayyorlang.
- Faqat o'qish uchun kirish bering: Iloji bo'lsa, auditorga tegishli tizimlarga faqat o'qish uchun kirish bering.
Texnologiya talablari
- Ishonchli video konferensiya: Ekran almashish imkoniyatiga ega korporativ darajadagi platformadan foydalaning (Microsoft Teams, Zoom yoki Google Meet).
- Barqaror internet aloqasi: O'tkazish qobiliyati ekran almashish bilan barqaror video qo'ng'iroqlar uchun yetarli bo'lishini ta'minlang.
- Zaxira aloqa kanali: Asosiy platforma bilan texnik muammolar paydo bo'lgan taqdirda ikkinchi platforma yoki telefon qo'ng'irog'ini tayyorlang.
- Xavfsiz fayl almashish: Maxfiy hujjatlarni uzatish uchun shifrlangan fayl almashish mexanizmlaridan foydalaning.
- Tinch, professional muhit: Ishtirokchilar tegishli yoritish va minimal fon chalg'ituvchilari bo'lgan tinch joydan qo'shilishlari kerak.
Oldini olish kerak bo'lgan umumiy xatolar
- Dalillarni yetarlicha tayyorlamaslik: Jonli video qo'ng'iroq paytida hujjatlarni izlash audit vaqtini isrof qiladi va yomon taassurot qoldiradi.
- Bir sessiyada juda ko'p ishtirokchi: Masofaviy yig'ilishlar katta guruhlar bilan boshqarib bo'lmaydigan bo'ladi. Ishtirokni auditlanuvchi, tegishli jarayon egasi va yozuv olib boruvchi bilan cheklang.
- Texnologiyani sinab ko'rmaslik: Konferensiya platformasi va ekran almashish muammosiz ishlaydi deb taxmin qilmang. Auditdan kamida 48 soat oldin to'liq texnik mashq o'tkazing.
- Vaqt zonalarini e'tiborsiz qoldirish: Ko'pmillatli tashkilotlar uchun audit jadvallarini vaqt zonalari bo'yicha erta muvofiqlang.
- Axborot xavfsizligini e'tiborsiz qoldirish: Foydalanilgan platformalar va usullar sizning o'z axborot xavfsizligi siyosatlaringizga mos ekanligini ta'minlang.
Gibrid audit yondashuvi
Ko'pgina sertifikatsiya organlari endi masofaviy va joyida faoliyatlarni birlashtiradigan gibrid yondashuvni tavsiya qiladi:
- Hujjatlarni ko'rib chiqish, rahbariyat intervyulari va siyosat tekshiruvi masofadan o'tkazilishi mumkin
- Jismoniy joylarni tekshirish, operatsion jarayonlarni kuzatish va jismoniy xavfsizlik nazorat choralarini tekshirish joyida o'tkaziladi
- Gibrid model dalil yig'ishning qat'iyligini saqlab qolgan holda umumiy joyida audit davomiyligini qisqartiradi
Audit kunida maslahatlar
- Yo'naltirish bilan boshlang: Auditorga virtual audit xonasi qanday tashkil etilganligini, hujjatlar qayerda saqlanganligini va har bir sessiya uchun kim mavjud bo'lishini tushuntiring.
- Koordinator tayinlang: Jadvalni boshqarish, sessiyalar o'rtasidagi o'tishlarni osonlashtirish, texnik muammolarni hal qilish va audit topilmalari yoki kuzatishlarini real vaqtda kuzatish uchun bitta shaxsni tayinlang.
- Qisqa va aniq bo'ling: Masofaviy muhitda aniq va maqsadli muloqot har qachongidan ko'ra muhimroq.
- Qaydlar yozing: Auditorning savollari, kuzatishlari va kuzatuv uchun belgilangan sohalarni hujjatlang.
- Bufer vaqt ajrating: Sessiyalar orasidagi kechikishlar, texnik muammolar yoki hujjatlarni olish uchun 10-15 daqiqa bufer ajrating.
- Xulosa bilan yakunlang: Har bir kunning oxirida audit rejasining holatini tasdiqlang, ochiq masalalarni ko'rib chiqing va keyingi kun jadvali bo'yicha kelishing.
BALTUM ning masofaviy audit jarayoni
BALTUM tashkilotlarni masofaviy va gibrid ISO auditlariga tayyorlashda katta tajribaga ega. Bizning yondashuvimiz quyidagilarni o'z ichiga oladi:
- Hujjatlar bo'shliklari va texnik xavflarni aniqlash uchun auditdan oldingi tayyorlik baholashi
- Barcha zarur dalillarni standart bandlariga xaritalovchi dalil matritsasini tayyorlash
- Xodimlarni format bilan tanishtirish va yaxshilash sohalarini aniqlash uchun sinov masofaviy audit sessiyalari
- Platforma sinovi va zaxira rejalashtirish kabi texnik sozlashni tekshirish
- Audit kunida dalillarni olish va muvofiqlashtirish bilan yordam berish uchun BALTUM maslahatchisi mavjudligi
Birinchi sertifikatsiya auditingizga yondashayotgan bo'lsangiz yoki nazorat yoki qayta sertifikatsiya tsikliga tayyorgarlik ko'rayotgan bo'lsangiz, BALTUM masofaviy auditingiz muammosiz o'tishini ta'minlashga yordam berishi mumkin. Audit tayyorgarligi ehtiyojlaringizni muhokama qilish uchun biz bilan bog'laning.